档案资料的收集与归档管理规定

档案资料的收集与归档管理规定

1.目的

为了确保已收集的资料具有可追溯性并具有保存的价值。

2.适用范围

适用于所有核级电缆生产后资料的收集，以及所有有要求做完工资料的收集。

3.职责

质保部核级电缆资料管理员负责完工资料的收集、整理，编制完工报告，经部门负责人校核项目经理批准后归档；

市场部负责提交签定的合同文本，成品出厂检验报告和物项交付回单。

检测中心负责提交原材料质量证明信息；

各车间操作人员和工序检验员负责按要求做好记录并及时提交。

4.工作程序：

4.1需要收集的资料

需要收集的资料有：管理性文件（用M表示）、指导性文件（用Z表示）和完工报告（用R表示）等。

4.1.1管理性文件包括：项目质保分大纲、相关管理文件发放与领用情况信息、人员授权信息、各相关规定（通知等）；       

4.1.2指导性文件包括：中标标书、报价通知及变更依据、合同或技术规格书、质量计划、检验和试验大纲等；

4.1.3完工报告包括原材料采购信息、原材料质量证明资料、生产过程控制及检验记录、成品检验及测试记录、抽样试验记录、见证记录、成品质量证明信息、开工报告、先决条件检查等。

4.2文档的质量要求

4.2.1所有归档文件应完整、准确、真实、版本可靠，手续完备。

4.2.2文档应保证字迹清楚，页面整洁，审批手续完备；

归档文件一般为原件。如因某种原因不能提供原件只能提供复印件，应当由文件提供部门提供有效申明。同时承诺复印件与原件的内容一致，具有同等效力。

4.2.3文件的纸张、书写、装订材料等应符合耐长久，能长期保存的要求。

4.2.4归档文件应统一按A4纸张尺寸装订整齐，（超出纸张范围的应采取折叠的办法实现）。

4.3文档资料的整理要求

一个工程项目结束后的一周内，资料管理员应按要求收集资料，并应按章节合理分卷，保证分卷后的文件厚度不超过5.5cm，能顺利装入6cm厚的档案盒中，分卷后有文件夹应将每卷的每一页（包括封面）从1开始编页号，各卷不能连续编页号，每卷中的页号不重号、不断号。

4.4文档资料的扫描要求

签字完整的完工资料（全部文件已编好页码），再按卷扫描成PDF格式的电子文件。扫描电子文件应清晰可读，可纸质文件的页数和内容完全一致，不缺页；扫描后的文件应旋转到正常方向，保证能正常阅读；无视觉上的偏斜；无明显的黑边、黒线、黒点，扫描分辨率为300dpi。

扫描完成后，应核对纸质完工文件与扫描电子文件的页数，确保完全相符。

扫描完成后应将完工资料按卷装订成册。（对有不正常情况需说明的应增加附加页码说明）

4.5档案资料的编号要求

所有进入档案室内的资料按编码进行追溯，为方便查找要求在封面上显示出来。

扫描电子文档命名规则为：文档编码—卷标—状态。

4.6完工报告的组成结构要求

每份完工报告由封面、目录及各章节内容构成，对同一类别的文件一般按日期顺序或文件编码顺序排列，确保文件不重复、不缺漏。

各组成结构说明和要求：

1）封面应有编制、校核、审核、批准，文件状态为CAE状态。

2）目录

——符合性申明

——相关人员资质授权清单

——需工程公司审查的技术变更和澄清的清单及相关文件（如有）

——合同执行过程中的检查和试验程序清单及相关文件（如检验规程、试验程序或试验大纲）

——材料替换说明（如有）

——材料清单及相关质量证明文件（包括所用材料的原始和/或入厂复验的质量证明文件）

——外购件清单及相关的质量证明文件（如有）

——质量跟踪文件（包括会议纪要、完工状态下的质量计划及H点的放弃证明文件和与用户沟通落实选点事宜的函、产品例行、抽样试验报告、见证点记录、现场见证试验报告等）

——不符合项报告清单及处理跟踪单（包括完整并关闭的文档清单）

——第三方监督的相关检验报告（如有）

——签字版的发货清单（包括签收回单）

——其他内容清单及相关文件